Executive Assistant

L’usage du masculin dans cette offre sera interprété comme couvrant les genres masculin et féminin.

IDENTIFICATION DU POSTE

• Intitulé du poste:  Executive Assistant
• Rattachement hiérarchique:  Directrice Générale AEIG
• Localisation: Cotonou (Bénin)
• Type de contrat:  À définir
• Prise de poste:  Immédiate / selon profil
• Statut:  Temps plein (haute disponibilité requise)

CONTEXTE & RAISON D'ÊTRE DU POSTE

La Directrice Générale d'AEIG coordonne simultanément des opérations dans deux pays (Bénin, Côte d'Ivoire), supervise cinq entités, conduit une stratégie de transformation à horizon 2030 et entretient des relations institutionnelles à l'échelle internationale tout en pilotant la tribu croissance (marketing et business development). 

L'Executive Assistant est rattaché directement à la Directrice Générale, ce rôle ne relève pas du support administratif classique : il s'agit d'un poste de confiance, à haute valeur ajoutée, dont la mission est d'anticiper, de produire et de protéger en éliminant toute friction opérationnelle et en garantissant un niveau d'exécution irréprochable sur chaque interaction.

RESPONSABILITÉS & MISSIONS DÉTAILLÉES

  Gestion de l'agenda, des voyages et des sollicitations

• Gérer proactivement l'agenda : arbitrage des priorités, anticipation des conflits, optimisation continue
• Préparer chaque rendez-vous avec rigueur : brief synthétique, contexte, enjeux, éléments de langage
• Trier, qualifier et traiter les demandes entrantes (partenaires, institutions, médias, candidatures)
• Représenter la DG sur certains échanges logistiques et organisationnels
• Maintenir un carnet de contacts structuré et à jour (partenaires clés, réseau institutionnel)
• Préparer des dossiers de voyage complets : contacts locaux, objectifs du déplacement, contexte culturel
• Gérer en autonomie les imprévus (annulations, retards, réorganisations de dernière minute)

Production de contenus

• Rédiger des discours et prises de parole structurés, inspirants et adaptés à chaque audience
• Transformer des idées brutes ou notes vocales en messages clairs et impactants
• Concevoir des présentations premium (investisseurs, partenaires institutionnels, boards) 
• Rédiger courriers, notes et communications stratégiques au nom de la DG
• Assurer la relecture et validation de tous les supports avant diffusion 
• Piloter la communication interne

Personal branding

• Piloter la présence LinkedIn de la Directrice Générale : ligne éditoriale, rédaction des posts, cohérence narrative dans le temps
• Coordonner les prises de parole publiques : conférences, panels, médias, podcasts

Excellence opérationnelle

• Assurer la gestion documentaire : classement, version control, accès rapide
• Organiser des événements de haut niveau (réunions stratégiques, dîners, rencontres institutionnelles)
• Suivre les éléments administratifs critiques et les courriers liés à la DG
• Gérer les situations d'urgence avec sang-froid et réactivité

PROFIL RECHERCHÉ

Formation & Expérience

• Bac+3/5 — école de commerce, sciences politiques, communication, droit ou équivalent
• Minimum 4 ans dans un environnement d'exigence élevée : direction exécutive, cabinet, conseil, institution internationale ou startup en scale
• Expérience avérée auprès d'un CEO, DG ou dirigeant
• Exposition internationale ou à des contextes multiculturels fortement appréciée
• Bilingue français/anglais

Compétences clés

Compétences techniques 

• Organisation & gestion des priorités
• Rédaction Français/Anglais
• Maîtrise avancée des outils de présentation (PowerPoint, Canva, outils IA)
• Gestion de projet logistique complexe
• Veille & gestion documentaire 
• Maîtrise des outils collaboratifs (Notion, Teams)
  

Compétences comportementales

• Intelligence situationnelle (lecture fine des contextes)
• Anticipation permanente (un pas toujours en avance)
• Discrétion absolue (accès à des informations stratégiques sensibles)
• Résistance à la pression et aux imprévus
• Exigence élevée sur la qualité (aucun livrable moyen accepté)
• Loyauté et alignement avec la vision de la Directrice Générale
  

Langues

• Français (niveau natif ou bilingue, obligatoire)
• Anglais professionnel (niveau professionnel courant, obligatoire)

POSTURE & VALEURS ATTENDUES

L'Executive Assistant de la Directrice Générale n'est pas une assistante ; c'est un bouclier stratégique. Nous cherchons quelqu'un qui sait :

• Anticiper les besoins avant qu'ils soient exprimés ; ne jamais attendre.
• Optimiser chaque process, chaque livrable, chaque interaction ; ne pas se contenter d'exécuter
• Élever le niveau : ne rien laisser sortir en dessous du standard attendu
• Prévenir : résoudre les problèmes avant qu'ils n'arrivent
• Protéger le temps, l'énergie et l'image de la Directrice Générale ; ne pas se limiter à assister

Date limite de candidature : 17/05/2026